CONVERTIMOS EL MANEJO DE TUS ARCHIVOS E INFORMACION EN UN PROCESO ÁGIL
Soluciones integrales en gestión documental, diseñadas para tu empresa
Ofrecemos servicios a la medida, con personal especializado y procesos certificados en ISO 9001:2015, para que tu empresa gane control, orden y eficiencia.
Organización y Depuración Documental
EL PROBLEMA
Los archivos desorganizados generan pérdidas de tiempo, riesgo legal y costos innecesarios de espacio y personal.
NUESTRA SOLUCIÓN
Aplicamos metodologías archivísticas certificadas para clasificar, ordenar, inventariar y depurar tu acervo documental completo.
Transformamos el caos documental en información estructurada y accesible. Nuestro equipo de archivistas profesionales analiza, clasifica y organiza cada expediente según las normativas vigentes y las necesidades específicas de tu organización.
Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Reducción de tiempos de búsqueda hasta 70%
- Cumplimiento con normativas de archivo aplicables
- Inventario completo y validado de tu acervo
- Identificación y eliminación de duplicidades
- Optimización del espacio físico utilizado
PROCESO
- Diagnóstico del archivo actual
- Clasificación y descripción documental
- Depuración de documentos vencidos
- Creación de inventarios
- Entrega de cuadro de clasificación
Resguardo y Almacenamiento de Archivos
EL PROBLEMA
Los documentos físicos requieren condiciones especiales de conservación que pocas organizaciones pueden mantener internamente.
NUESTRA SOLUCIÓN
Ofrecemos instalaciones certificadas con control ambiental, seguridad física y trazabilidad completa para cada caja o expediente.
Nuestras instalaciones de resguardo cuentan con controles de temperatura, humedad, seguridad física y monitoreo continuo para garantizar la conservación a largo plazo de tu información
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Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Instalaciones con controles ambientales certificados
- Acceso controlado y trazable
- Consulta y retiro de documentos en 24-48 horas
- Seguro de responsabilidad civil
- Inventario digital actualizado
PROCESO
- Inventario de recepción
- Etiquetado y codificación
- Ubicación en estantería certificada
- Registro en sistema de control
- Disponibilidad para consulta o retiro
Administración y Servicios Outsourcing
EL PROBLEMA
Administrar un archivo interno requiere personal especializado, procesos definidos y recursos dedicados que desvían el enfoque del negocio principal.
NUESTRA SOLUCIÓN
Operamos tu archivo con personal certificado, bajo registro REPSE, integrando procesos, tecnología y reportes de gestión.
Arkamax puede operar el archivo documental de tu organización de manera integral, aportando personal certificado, metodología probada y tecnología de control, bajo el cumplimiento del registro REPSE.
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Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Personal certificado y capacitado continuamente
- Cumplimiento con registro REPSE
- Reportes periódicos de gestión
- Reducción de costos operativos
- Enfoque en tu negocio principal
PROCESO
- Diagnóstico del proceso actual
- Diseño del modelo de operación
- Transferencia de responsabilidad
- Operación bajo SLA definidos
- Reportes y auditorías periódicas
Digitalización y Captura de Documentos
EL PROBLEMA
Los documentos físicos son vulnerables, inaccesibles y consumen espacio. La digitalización desorganizada genera archivos sin valor.
NUESTRA SOLUCIÓN
Digitalizamos de forma estructurada, con calidad certificada, indexación inteligente y validación de cada imagen capturada.
Convertimos documentos físicos en activos digitales de alta calidad, perfectamente indexados y disponibles en los sistemas de tu organización. Contamos con equipos profesionales de digitalización para volúmenes pequeños, medianos y masivos.
Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Reducción de tiempos de búsqueda hasta 70%
- Cumplimiento con normativas de archivo aplicables
- Inventario completo y validado de tu acervo
- Identificación y eliminación de duplicidades
- Optimización del espacio físico utilizado
PROCESO
- Diagnóstico del archivo actual
- Clasificación y descripción documental
- Depuración de documentos vencidos
- Creación de inventarios
- Entrega de cuadro de clasificación
Consultoría y Capacitación Archivística
EL PROBLEMA
Muchas organizaciones carecen de políticas documentales claras, lo que genera riesgos legales, ineficiencias y pérdida de información valiosa.
NUESTRA SOLUCIÓN
Diseñamos políticas, cuadros de clasificación, calendarios de conservación y capacitamos a tu equipo en gestión documental.
Nuestros consultores archivistas ayudan a tu organización a diseñar e implementar un modelo de gestión documental alineado con normativas nacionales e internacionales, adaptado a tu sector y necesidades específicas.
Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Diagnóstico archivístico completo
- Cuadro de clasificación documental
- Calendario de conservación y disposición
- Capacitación al personal interno
- Cumplimiento con Ley General de Archivos
PROCESO
- Diagnóstico de la situación actual
- Análisis normativo aplicable
- Diseño de instrumentos archivísticos
- Implementación y capacitación
- Seguimiento y auditoría
Tecnología y Software para Gestión Documental
EL PROBLEMA
Las organizaciones enfrentan flujos de trabajo manuales, documentos aislados y sistemas que no se comunican entre sí.
NUESTRA SOLUCIÓN
Implementamos plataformas líderes como DocuWare para automatizar flujos, centralizar documentos e integrar con los sistemas existentes.
Integramos el ecosistema tecnológico más adecuado para cada organización, desde software de gestión documental hasta plataformas de firma electrónica, automatización de procesos e inteligencia artificial para captura de datos.
Servicios relacionados:
Resguardo Digitalización Consultoría
BENEFICIOS CLAVE
- Automatización de flujos documentales
- Integración con ERP, CRM y otros sistemas
- Firma electrónica certificada
- Búsqueda inteligente de documentos
- Acceso desde cualquier dispositivo
PROCESO
- Análisis de necesidades y sistemas actuales
- Selección de plataforma adecuada
- Implementación y configuración
- Migración de información existente
- Capacitación y soporte continuo